La firma digital supone un futuro sin papel en los trámites administrativos de la administración médica
El sector de la salud es tradicionalmente conocido por sus grandes usos de papel. No hay que retroceder mucho en el tiempo para acudir a una consulta de algún especialista y ver estantes llenos de documentos en papel que contenían información personal de los pacientes y sus respectivos datos de salud.
Y eso es solo la punta del iceberg: pensemos también en documentos de registro, formularios de consentimientos al paciente, notas de alta, facturas, avisos de prácticas de privacidad, acuerdos de proveedores… la lista es interminable.
Y la gran mayoría de estos documentos deben conservarse durante muchos años para cumplir con la ley.
La firma digital en las clínicas de salud
Sin embargo, el cambio está llegando al sector de la salud. Hoy en día, las notas se toman en formato digital, las citas se confirman por correo electrónico, sms o WhatsApp y los datos de salud se intercambian electrónicamente entre diferentes centros médicos.
Si bien esta tendencia es bienvenida (y en algunos casos sigue siendo tardía) plantea nuevos desafíos. La información de salud personal es una de las más dignas de protección: debe estar segura y al mismo tiempo ser de fácil acceso.
Debe almacenarse durante muchos años y debe cumplir con la ley que es susceptible de cambio fácilmente.
La transformación digital solo es realmente posible si los procesos existentes pueden pasar a una era digital. Esto requiere confianza, seguridad y privacidad.
Antes y después de la evolución de las firmas digitales en las clínicas de salud.
Hasta no hace mucho tiempo, la mayoría de los procesos en el sector de la salud eran todavía así: el personal de administración imprimía un formulario de registro o un consentimiento médico que el paciente debía firmar de forma manuscrita en el documento.
Posteriormente debía ser escaneado como un registro médico electrónico y ser archivado en los archivos del paciente, o destruirlos si ya no son necesarios.
Si fuera necesario acceder al documento por algún motivo, alguien tendría que recuperarlo manualmente.
Es claro ver cómo este proceso anticuado puede generar serios problemas: demoras, pérdidas, altos costes en términos de almacenamiento e impresión, y también de mano de obra para administrar el proceso.
La transformación digital ha facilitado considerablemente este proceso. El documento se puede firmar digitalmente en cualquier dispositivo, y el almacenamiento seguro en la nube puede automatizar el proceso de almacenamiento, recuperación y eliminación.
Si bien la implantación inicial de IT puede parecer un obstáculo mayor al principio, las recompensas a corto plazo son muchas.
Ventajas de la firma digital en clínicas de salud
- Ahorro de tiempo y dinero
Al comparar los dos procesos anteriores, está claro que la firma digital de documentos ahorra tiempo.
Pero la digitalización también ahorra dinero. Después de una inversión inicial para configurar e implementar la tecnología de firma digital, debemos pensar en los costes que suponen la mano de obra, almacenamiento físico e impresión que se ahorrará con el tiempo. Los beneficios adicionales como la seguridad jurídica y el impacto ambiental también producirán mejores ganancias y productividad con el tiempo.
- Acceso seguro a los datos médicos
En atención sanitaria y sobre todo en urgencias, es crucial poder acceder fácilmente a los documentos médicos. Los documentos firmados digitalmente se pueden compartir de manera fácil y segura entre diferentes clínicas, lo que brinda un acceso a la información inmediato siempre que sea necesario.
Las solicitudes de pruebas médicas pueden ser firmadas por diferentes personas al mismo tiempo, los formularios de registro se pueden completar desde la comodidad del hogar del paciente, y las notas de alta se pueden enviar digitalmente a cualquier sitio en cuestión de minutos.
- Eliminación de los cuellos de botella.
El proceso tradicional basado en papel tenía muchos cuellos de botella. El paciente, que tendría que firmar personalmente.
El médico, que tendría que pasar el documento a su personal administrativo. Los servicios de mensajería que tendrían que entregar documentos entre diferentes clínicas. El personal administrativo que escanearía, almacenaría y recuperaría los documentos.
Los documentos firmados digitalmente se pueden firmar, guardar y enviar en minutos, y no dependen de moverse físicamente de un lugar a otro.
- Cumplimiento legal
La legislación española obliga a mantener almacenados tipo de documento relacionado con los pacientes, al menos 5 años.
Con la firma y el almacenamiento digital, además de cumplirse con la legislación vigente, los datos estarán seguros y no supondrán ningún problema de espacio.
Un software con firma digital y almacenamiento de documentos
Con Trabem Software podrás contar en tu clínica con un completo sistema que permitirá que tus pacientes puedan firmar cualquier tipo de documento de forma digital. Automáticamente, todos los documentos quedan almacenados en nuestros servidores para que puedan ser recuperados en pocos segundos desde la propia ficha del paciente.
Se trata de un proceso seguro, que agiliza la atención sanitaria y permite que los recursos de personal se dediquen a otras tareas más importantes.
Si quieres conocer cómo funciona este sistema, puedes agendar una reunión con cualquiera de nuestros asesores aquí.
